Rendelés-feldolgozás és -előkészítés

A rendelési ciklusidőt két fázisra oszthatjuk: a rendelés-feldolgozás és -előkészítés szakaszára, valamint a termék vevőhöz történő elszállításának idejére. A rendelés-feldolgozási és -előkészítési folyamat tevékenységei:

1.       Rendelésfeladás, rendelés elkészítése, továbbítása

A rendelésfeladás az eladó és a vevő közötti kommunikáció a megrendelt termékekről vagy szolgáltatásokról. A rendelés feladása történhet egy papíralapú rendelési nyomtatvány kitöltésével, telefonon vagy a számítógép megfelelő menüjének kiválasztásával. A rendelést feladhatják manuálisan (postán vagy személyesen), elektronikus módon (telefon, fax, számítógép (Internet, EDI) segítségével).

  1. Rendelés-beérkezés és a vállalati információs rendszerbe való bevitel

A rendelés beérkezésekor az első feladat ellenőrizni, hogy jó helyre érkezett-e, nem téves-e és van-e olyan termék, amelyet megrendeltek. A készlet rendelkezésre állása esetén a szükséges információk ellenőrzése és begyűjtése után az eladó visszaigazolást küld a vevőnek a rendelés teljesítésének feltételeiről. Amennyiben a vevőnek a feltételek nem megfelelőek, úgy a rendelést törlik. Nagy értékű rendelésnél szóba jöhet a részletfizetés is, amit követ a vevő hitelképességének vizsgálata.

A rendelés beérkezése és a vállalati információs rendszerben történő bevitele történhet manuálisan vagy automatizáltan, vonalkód vagy optikai leolvasók segítségével.

  1. Rendelés teljesítése

A rendelés teljesítésének első lépése a komissiózás, amelynek során a megrendelés alapján összeállítják a megrendelt termékféleségeket. Ezt követi a termékek csomagolással való ellátása, szállításra való előkészítése, a szállítás ütemezése és a szállítási dokumentációk elkészítése (szállítólevél, fuvarlevelek, stb.).

A felsorolt lépések párhuzamos elvégzésével csökkenthető a folyamat ideje, összességében pedig a rendelési ciklusidő.

A rendelés teljesítése után vagy azzal egy időben történik a számla kiállítása.

  1. Rendelési állapotjelentés

A rendelési folyamat utolsó lépéseként a vevőt megfelelő információval kell ellátni a rendelésével kapcsolatban (melyik fázisban tart a rendelés teljesítése, mikor fog megérkezni a megrendelt áru, stb.).